Untuk mengoptimalkan produktivitas perusahaan, penggunaan aplikasi perkantoran memang sangat diperlukan. Aplikasi tersebut begitu penting apalagi untuk pekerjaan di bidang administratif. Kalau selama ini tempat anda bekerja masih menggunakan metode administrasi manual, beberapa aplikasi perkantoran di bawah ini bisa dijadikan pilihan untuk dicoba.
Apa Saja Aplikasi Perkantoran yang Sering Digunakan?
Seperti yang telah kami jelaskan di atas, bahwa produktivitas perusahaan bisa dioptimalkan dengan penggunaan aplikasi perkantoran. Pekerjaan jadi lebih ringkas, tertata lebih rapi, dan meminimalkan kesalahan. Lantas, apa saja aplikasi perkantoran yang sering digunakan? Berikut ini kami berikan penjelasannya.
1. Dropbox
Dropbox adalah aplikasi perkantoran yang saat ini banyak sekali peminatnya. Dengan Dropbox anda bisa mendapatkan solusi atas penyimpanan secara cloud yang begitu populer. Tidak hanya menyimpan file, dengan Dropbox anda juga bisa berbagi file dengan lebih mudah ke pengguna lain. Pengguna software ini semakin banyak karena kehadiran Dropbox dapat diandalkan dalam mengakses file kapan pun dan di mana pun.
Apa saja file yang bisa disimpan dalam Dropbox? Beragam berkas penting yang diperlukan oleh perusahaan. Dengan penyimpanan di dalam Dropbox maka berkas akan lebih tertata rapi dan rekan kerja pun dapat mengaksesnya. Apalagi Dropbox juga telah terintegrasi dengan berbagai aplikasi lain.
Lantas, bagaimana dengan keamanan di Dropbox? Tak perlu khawatir, karena Dropbox mempunyai sistem keamanan yang baik dan semua data dijamin keamanannya. Fitur keamanan di aplikasi ini meliputi Two Factor Authentication (2FA) dan enkripsi.
2. Microsoft Outlook
Microsoft Outlook menjadi software email client terbaik dan begitu banyak penggunanya saat ini. Aplikasi ini mempunyai banyak fitur yang bisa anda manfaatkan seperti tugas, kalender, dan terintegrasi dengan beragam kontak di perangkat yang ada.
Dengan Microsoft Outlook para pengguna bisa mengatur jadwal rapat, mengelola pekerjaan sehari-hari, dan berbagi kalender dengan rekan kerja di kantor. Kelebihan lain yang bisa anda temukan di Microsoft Outlook yaitu integrasi dengan software buatan Microsoft lainnya.
3. Microsoft Office
Siapa yang tak mengenal aplikasi perkantoran satu ini, dijamin sudah banyak sekali orang yang menggunakan Microsoft Office. Bahkan Microsoft Office tidak hanya digunakan oleh instansi atau perkantoran, namun ketika mengerjakan tugas sehari-hari maupun tugas sekolah.
Software ini sangat penting dengan fungsi beragam seperti presentasi, membuat dokumen, mengolah angka, dan lain sebagainya. Pada paket Microsoft Office anda akan menemukan beberapa aplikasi yaitu Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, dan berbagai aplikasi lain yang sangat penting keberadaannya.
Peningkatan telah dilakukan untuk aplikasi ini, seperti fitur kolaborasi dan integrasi dengan layanan berbasis cloud. Dengan update fitur tersebut memungkinkan pengguna untuk berbagi dokumen kerja ke pengguna yang dituju, membuat catatan pada dokumen, memberi komentar, bahkan melihat perubahan yang ada.
Tidak hanya itu saja, Microsoft Office juga mengadopsi teknologi kecerdasan buatan atau AI yang sangat canggih, tujuannya untuk membantu para pengguna dalam pembuatan dokumen yang lebih baik. Semua aplikasi administrasi perkantoran bisa anda temukan dalam paket lengkap di Microsoft Office.
4. Trello
Trello dapat anda manfaatkan untuk manajemen proyek. Ketika menjalankan aplikasi ini, anda akan menemukan board proyek yang berisikan mengenai daftar pekerjaan atau tugas. Nantinya daftar tersebut dapat dipindahkan ke kolom yang lain. Dengan Trello anda bisa mengetahui tugas berjalan dengan baik dan proses pengerjaannya pun bisa diawasi sudah sampai di tahap mana.
Kalau anda atau perusahaan ingin tugas yang dikerjakan bisa lebih terstruktur maka Trello bisa dijadikan pilihan. Cara penggunaan yang mudah, bisa membuat pengguna baru tidak mengalami kesulitan. Terdapat beberapa kolom yang akan anda temukan ketika membuka aplikasi ini, pindahkan tugas dari kolom kiri ke sisi kanan. Kolom kiri artinya tugas belum selesai, semakin ke kanan kolom maka artinya tugas pun berproses dan telah selesai.
Bagi tim yang bekerja dengan tugas kolaboratif, Trello dapat dijadikan sebagai pilihan untuk membantu mengatur jalannya tugas.
5. Slack
Software kolaborasi bernama Slack sangat populer dalam lingkup perkantoran. Dengan adanya Slack para pengguna bisa berkomunikasi dengan lebih efisien dengan berbagi file ke sesama pengguna dan beragam channel yang ada. Slack juga mudah digunakan dan dapat dihubungkan dengan beragam tools lain seperti Asana, Trello, maupun Google Drive sehingga pekerjaan lebih lancar dan efisien.
Searching feature yang cerdas di Slack memungkinkan para pengguna lebih mudah menemukan file dan pesan. Ada ruang virtual sendiri untuk setiap tim maupun divisi. Fitur lain dari aplikasi perkantoran ini adalah panggilan suara, chat personal, dan panggilan video. Dengan demikian tim anda tidak perlu berganti ke aplikasi lain jika ingin berkomunikasi mengenai pekerjaan.
6. Google Workspace
Kemudian ada Google Workspace, merupakan aplikasi perkantoran yang menggabungkan Google Drive, Gmail, Google Sheets, Google Docs, serta beragam aplikasi Google lainnya. Di dalam satu paket Google Workspace anda bisa menemukan kolaborasi software yang handal, terintegrasi dengan berbagai layanan Google, dan berbasis Cloud.
Google Workspace memungkinkan pengguna dan tim melakukan editing, presentasi, dan spreedsheet secara bersamaan bahkan ketika anda dan tim ada di lokasi yang berbeda. Kapasitas dari sistem penyimpanan cloud yang besar bisa menyimpan file apa saja. Untuk keamanannya pun tidak perlu diragukan, karena sudah pasti canggih. Data anda dan tim tidak akan bocor ke pihak yang tidak bertanggung jawab.
7. Google Spreadsheet
Sebuah aplikasi yang begitu populer dan menawarkan solusi penyimpanan berbasis awan. Dengan aplikasi perkantoran yang satu ini anda tidak hanya bisa membuat, edit dokumen, atau berbagi dokumen, namun mengundang pengguna lain untuk turut melakukan pengerjaan maupun editing dokumen.
Kalau anda sering menggunakan Microsoft Excel, pasti sudah tidak asing untuk penggunaan Google Spreadsheet. Karena tampilan dan fitur yang ada di dalamnya pun mirip sekali dengan Microsoft Excel dan pengguna pun tidak mengalami kesulitan saat penerapannya.
Untuk fitur di Google Spreadsheet memang lebih lengkap dibandingkan dengan Microsoft Excel, selain itu juga sudah terintegrasi dengan cloud. Pengerjaan tugas bisa bersama dengan pengguna lain untuk berkolaborasi.
8. Zoom
Kemudian ada aplikasi Zoom yang pastinya sudah tidak asing untuk digunakan oleh banyak orang. Aplikasi ini mulai populer dan banyak sekali penggunanya ketika Covid-19. Dengan Zoom anda dapat mengadakan rapat video dan pembelajaran jarak jauh.
Keunggulan yang ada di Zoom adalah tampilannya yang ramah pengguna, video berkualitas tinggi, dan koneksinya stabil. Anda dapat berkomunikasi dengan baik tanpa adanya gangguan. Fitur keamanan terus diperkuat oleh perusahaan demi privasi pengguna.
9. Google Docs
Kalau anda sedang membutuhkan aplikasi untuk membuat dokumen berupa teks atau editing dokumen, kami sangat menyarankan Google Docs digunakan. Layaknya aplikasi lain dari Google, Google Docs memungkinkan pengguna untuk melakukan kolaborasi secara real-time di dokumen yang sama.
Setiap perubahan yang dilakukan pengguna maka akan tersimpan pada cloud. Beragam fitur canggih telah disematkan Google dalam aplikasi ini. Tampilannya sangat ramah pengguna, kalau anda sering menggunakan Microsoft Word tentu akan lancar saat menggunakan Google Docs ini.
10. Asana
Dan aplikasi perkantoran yang terakhir adalah Asana. Merupakan aplikasi yang fungsinya untuk mengawasi dan mengatur proyek. Asana bisa digunakan secara remote, pengguna dapat memanfaatkan Asana untuk menentukan deadline di setiap tugas, assign tugas ke anggota yang lain, maupun membuat daftar tugas apa saja yang perlu dikerjakan.
Fitur unggul dari Asana yaitu mampu menghubungkan berbagai tugas. Pengguna dapat mengetahui kontribusi setiap anggota tim untuk tujuan. Asana juga telah terintegrasi dengan berbagai aplikasi seperti Slack, Google Drive, dan lainnya.